Zpracování osobních údajů

INFORMACE KE ZPRACOVÁNÍ A OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Preambule

Komora veterinárních lékařů České republiky, IČ: 44015364, sídlem Novoměstská 2, 621 00 Brno, ID datové schránky 73qadir (dále jen „Komora“) věnuje zpracování a ochraně osobních dotčených subjektů náležitou pozornost. Veškeré úkony, které Komora v této oblasti vykonává, jsou prováděny zásadně v souladu s platnou relevantní legislativou. V tomto dokumentu je pak možné nalézt veškeré informace o tom, jaké osobní údaje podléhají zpracování Komorou, k jakým účelům jsou tyto osobní údaje využívány, komu mohou být případně předány a jaká jsou práva a povinnosti subjektů dotčených zpracováváním osobních údajů Komorou.

1. OBECNÉ INFORMACE

Proč Komora osobní údaje zpracovává a co ji k tomu opravňuje

Ke zpracování osobních údajů také v konkrétních případech může docházet na základě Vašeho dobrovolného souhlasu. V takovém případě se jedná o zpracování dle čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení. Tímto souhlasem Komoru opravňujete ke zpracování Vašich osobních údajů v časovém rozpětí, rozsahu a k účelu stanovenému poskytnutým souhlasem, nejdéle však vždy po dobu trvání Vašeho souhlasu, nemá-li Komora po jeho případném odvolání jiný zákonný důvod ve smyslu článku 6 odst. 1 Nařízení k tomu, aby (byť i v omezeném rozsahu) Vaše osobní údaje nadále zpracovávala.

Odkud osobní údaje Komora získává

Komora Vaše osobní údaje získává zejména:

1. přímo od Vás, a to základě vyplnění příslušných formulářů či přímo v rámci vzájemné komunikace mezi vámi a Komorou;
2. vytěžováním z veřejných evidencí, a to výhradně v souladu s příslušnými právními předpisy a zákonnými požadavky;
3. na základě jejich poskytnutí od třetího subjektu či jiného orgánů veřejné moci, a to buď jsou-li Komoře Vaše osobní údaje povinny poskytnout dle platné právní úpravy, nebo pokud jste je k předání Vašich osobních údajů Komoře zmocnili přímo Vy.

Kdo osobní údaje zpracovává a komu jsou osobní údaje předávány

Všechny zpracovávané osobní údaje jsou zpracovávány Komorou, jakožto správcem. Komora tak stanovuje účely, pro které jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, stanovuje prostředky, kterými jsou Vaše osobní údaje zpracovávány a je taky odpovědná za jeho řádné provedení. Komora pak ke zpracování samotnému pověřuje další subjekty, které osobní údaje zpracovávají v souladu s jejími pokyny.

Těmito subjekty jsou zejména poskytovatelé informačních systémů a technické infrastruktury Komory; poskytovatelé mzdových, daňových a auditorských služeb; pojišťovny; externí tiskárny či spolupracující advokátní kanceláře. Tyto subjekty jsou vždy povinny zachovávat o Vašich osobních údajích mlčenlivost a mohou s nimi nakládat pouze v rozsahu a pro účely, které Komora výslovně určí.

Aktuální seznam všech Komorou pověřených zpracovatelů naleznete na jejích webových stránkách www.vetkom.cz v sekci „Seznam všech Komorou pověřených zpracovatelů“.

Zda dochází k automatickému rozhodování

Komora jí svěřené osobní údaje zpracovává výhradně na základě individuálního postupu a k žádnému automatizovanému rozhodování tak při jejich zpracování nedochází.

2. KONKRÉTNÍ PŘÍPADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Členství v Komoře

V souvislosti s Vaším členstvím v Komoře jsou některé Vaše osobní údaje evidovány v rámci tzv. matriky Komory veterinárních lékařů České republiky, která je veřejně přístupným seznamem všech členů Komory. V této matrice jsou pak evidovány následující osobní údaje: Vaše jméno, příjmení, místo podnikání, bydliště, registrační číslo veterináře a příslušnost k okresnímu sdružení Komory Komora zpracovává na základě zákonné povinnosti, a ke zpracování těchto osobních údajů v mezích zákona tak není vyžadováno udělení Vašeho souhlasu, tyto údaje jsou pak zpracovávány pouze na základě Vašeho členství v Komoře.

V souvislosti s Vaším členstvím v Komoře může dojít ke zpracování Vašich osobních údajů také v rámci mnoha konkrétních agend, které Komora v rámci své činnosti vykonává. Těmito agendami jsou zejména vyhotovování usnesení a zápisů v rámci sněmů Komory; vyhotovování usnesení a zápisů v rámci zasedání představenstva Komory; vyhotovování usnesení a zápisů v rámci zasedání všech dalších organizačních útvarů zřízených v rámci Komory; vyřizování žádostí o složení jednotlivých zkoušek skládaných pod záštitou Komory; vedení spisů týkajících se ukončení členství členů Komory; vedení spisů týkajících se soudních řízení vedených Komorou/proti Komoře; vyhotovování protokolů volební komise; poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb.; vyhotovování podkladů pro zasedání představenstva Komory; vedení knihy došlé a odeslané pošty; vyřizování žádostí o zápis mezi členy Komory či žádostí o ukončení členství Komoře; vyřizování žádostí o vydání či uložení osvědčení; vyhotovování ročních účetní závěrek a rozvah s průvodními zprávami; hlášení úrazů a vedení záznamů o úrazech; uzavírání dohod s mezinárodními organizacemi; činnosti spojené s návštěvami a delegacemi významných osobností; činnosti spojené se zahraničními pracovními cestami; činnosti spojené s projekty, na kterých se Komora podílí; činnosti spojené s organizováním vzdělávacích seminářů v rámci Komory; činnosti spojené s vydáváním časopisu Zvěrokruh; vedení spisů při projednávání disciplinárních provinění členů Komory; vyhotovování zápisů ze zasedání revizní komise Komory, čestné rady Komory či odvolacího senátu představenstva; jakož i všechny další agendy Komory, jejichž výkon Komoře vyplývá ze zákonných ustanovení či interních předpisů Komory.

Detailní postup a jednotlivá zpracovávání jsou zaznamenány v interních předpisech a záznamech o činnosti zpracování.

Vzdělávání v rámci Komory

Komora v rámci své činnosti provozuje, resp. zajišťuje provoz systému kontinuálního vzdělávání pro své členy (dále jen "CPD"). Jedná se o nepovinný systém, v rámci nějž mohou členové Komory prohlubovat a rozšiřovat své odborné znalosti v oblasti veterinární péče a poskytování veterinárních služeb. Členové Komory se mohou systému CPD účastnit, mají-li o to zájem, buďto pasivně účastí na vzdělávacích akcích pořádaných Komorou, pasivně účastí na Komorou schválených vzdělávacích akcích pořádaných třetími osobami, a/nebo aktivně přednáškovou a publikační činností či umožněním odborné praxe studentů 6. ročníku VFU na pracovišti. Každá z těchto forem účasti v CPD je kreditově ohodnocena, a to vždy s ohledem na její povahu, obsah a délku. Komora v souvislosti s CPD může zpracovávat Vaše osobní údaje ve dvou režimech:

1. V případě Vaší účasti na CPD, můžete Komoře udělit souhlas se zaevidováním kreditů za každý jednotlivý případ Vaší účasti v rámci CPD (aktivní či pasivní) do systému kontinuálního vzdělávání Komory. Na základě tohoto souhlasu Komora eviduje Vaši účast v rámci CPD a počet kreditů, který za tuto účast obdržíte, a nabízí bonusový program těm členům Komory, jejichž celkový počet Komorou evidovaných kreditů za účast v CPD dosáhne v určitém období určité výše. Tento souhlas lze udělit i dodatečně.
2. V případě Vašeho zájmu můžete Komoře udělit souhlas se zveřejněním informace o Vaší účasti na konkrétní vzdělávací akci v rámci CPD na webových stránkách Komory, v sekci kontinuální vzdělávání v seznamu veterinárních lékařů, na základě čehož můžete o svých aktivitách v rámci CPD informovat veřejnost. Komora Vás však výslovně upozorňuje, že z technických důvodů nelze kredity zpětně přidělit, a to ať už v situaci, kdy jste souhlas Komoře se zaevidováním kreditů za akci původně neudělili, anebo pokud jste následně svůj souhlas odvolali.

Komora vyzdvihuje, že Vaše účast v CPD není povinná, a tedy že Vaše neúčast v CPD nevede k žádným negativním důsledkům ve vztahu k Vašemu členství v Komoře. Stejně tak není evidování kreditů Komorou a/nebo zveřejňování informace o Vaší účasti na CPD na webových stránkách Komory nutnou podmínkou Vaší účasti v CPD; můžete se tedy v neomezeném rozsahu účastnit CPD a všech akcí v rámci CPD pořádaných i v případě, že tyto souhlasy (či některý z nich) Komoře neudělíte. Účast na bonusovém programu Komory za dosažené kredity však z technických důvodů bez evidování dosažených kreditů však v takovém případě možná není.

Informování o dění v Komoře

Komora Vaše osobní údaje eviduje za účelem informování o dění v Komoře. Komora Vám tedy za tímto účelem na Vámi sdělené kontakty zasílá různá sdělení související s Vaším členstvím v Komoře, včetně zásadních událostí týkajících se Komory a jejích orgánů. Komora tímto dodává, že k takové její činnosti se v souladu s platnou legislativou nevyžaduje, aby jí byl z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů.

Informace o pracovištích veterinárních lékařů

Komora v rámci své činnosti pracuje s konkrétními údaji o pracovištích svých členů. Komora tyto Vaše údaje zpracovává ve dvou režimech:

1. pro interní evidenci Komory, a to v rozsahu dle příslušných ustanovení profesního řádu přijatého dne 21.5.2022 a prováděcího předpisu přijatého představenstvem dne 23.2.2023 – pro účely tohoto povinného sdělení údajů Komoře není třeba, aby byl Komoře z Vaší strany s tímto jednáním udělen souhlas se zpracováním osobních údajů,
2. za účelem zpřístupnění údajů o pracovištích veřejnosti formou jejich zveřejnění na webových stránkách Komory v sekci pro veterinární lékaře – takové zpracování je možné výlučně na základě Vašeho souhlasu uděleného Komoře prostřednictvím webových stránek Komory.

3. PRÁVA SUBJEKTŮ DOTČENÝCH ZPRACOVÁVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Stejně tak jako Komoře při zpracování Vašich osobních údajů náleží určitá práva a je povinna dodržovat určité povinnosti, máte také Vy při zpracování osobních údajů následující práva.

Výčet jednotlivých práv

1. Právo odvolat souhlas – máte právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, který jste dříve Komoře poskytli. Odvolání tohoto souhlasu však nemá vliv na jeho platnost před okamžikem jeho odvolání. Odvoláním Vašeho souhlasu rovněž není dotčeno právo Komory nadále Vaše osobní údaje zpracovávat, pokud k tomu Komora má jiné oprávnění ve smyslu článku 6 odst. 1 Nařízení.
2. Právo na přístup – Máte právo vědět, jaké údaje o Vás Komora zpracovává, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získává, komu je předává, kdo je kromě Komory zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. Za tímto účelem jsme připravili tento dokument - INFORMACE KE ZPRACOVÁNÍ A OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ. Pokud si však stále nejste jistí, které osobní údaje o Vás Komora zpracovává, můžete požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou ze strany Komory zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám Komora poskytne bezplatně a další kopie s poplatkem.
3. Právo na opravu – Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, případně doplnili.
4. Právo na výmaz – Máte právo požadovat, aby Komora Vaše zpracovávané osobní údaje vymazala. Vaše osobní údaje budou bez zbytečného odkladu vymazány, pokud bude splněn jeden z následujících důvodů:

1. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,
2. odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat,
3. využijete svého práva vznést námitku proti zpracování u těch osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my shledáme, že již takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme,
4. domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými právními předpisy.

Dodáváme však, že uplatnění práva na výmaz z jednoho z uvedených důvodů neznamená automaticky povinnost Komory dotčený osobní údaj vymazat. Toto právo se totiž neuplatní  v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

1. splnění právních povinností Komory,
2. účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely,
3. určení, výkon nebo obhajobu jejich právních nároků.

5. Právo na omezení zpracování - Máte právo požadovat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, pokud:

   a. popíráte přesnost svých osobních údajů;

   b. zpracování je protiprávní a namísto výmazu žádáte o omezení zpracování osobních údajů;

   c. již Vaše osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale požadujete je pro určení, výkon či obhajobu právních nároků;

   d. vznesete námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů převažují nad Vašimi oprávněnými důvody subjektu údajů
   
   Při omezení zpracování jsme pouze oprávněni Vaše osobní údaje uložit; další zpracování je možné jen s Vaším souhlasem nebo ze zákonných důvodů.

6. Právo na přenositelnost – Máte právo získat od nás všechny osobní údaje, které jste nám Vy sami poskytli a které Komora zpracovává na základě Vašeho souhlasu a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám Komora poskytne ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Aby mohla Komora na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které Komora zpracovává automatizovaně v elektronických databázích. Touto formou Vám tedy Komora nemůže přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnili v jejích formulářích.
7. Právo vznést námitku proti zpracování – Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu Komory. Komora přestane Vaše osobní údaje zpracovávat, pokud nebude mít legitimní důvody pro to, aby v takovém zpracovávání pokračovala.
8. Právo na přezkum automatizovaného rozhodnutí – Komora při zpracovávání osobních údajů automatizované rozhodování nepoužívá, přesto je Vás povinna o existenci tohoto práva poučit. Máte právo žádat přezkum automatizovaného rozhodnutí, a to zejména pokud se domníváte, že takové rozhodnutí je nesprávné. Toto právo můžete uplatnit způsobem uvedeným níže. V rámci tohoto práva můžete požadovat, aby rozhodnutí bylo přezkoumáno člověkem, a můžete vyjádřit svůj názor ve vztahu k takovému rozhodnutí.
    
9. Právo podat stížnost – Uplatněním výše uvedených práv není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, kdy se domníváte, že Vaše osobní údaje Komora neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

Jakým způsobem lze jednotlivá práva uplatnit

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti, či cokoliv jiného, se můžete obracet na emailovou adresu, na naši datovou schránku nebo písemně na adresu sídla Komory.

Ve všech výše uvedených věcech se můžete přednostně obracet na pověřence pro ochranu osobních údajů, kterého má v souladu s čl. 37 Nařízení Komora povinnost jmenovat. Tímto pověřencem je Spring Walk advokátní kancelář s.r.o., IČO: 07364377, se sídlem Lazaretní 925/9, 615 00 Brno. Funkci pověřence za advokátní kancelář vykonává Mgr. Miroslav Hnilica, advokát, tel. 776232103,

e-mail: hnilica@springwalk.cz.

Pokud však žádáte o přístup k osobním údajům nebo uplatňujete jiné právo, může poskytnutí odpovědi neoprávněné osobě představovat ohrožení Vašich osobních údajů. Proto je třeba, aby:

1. Vaše listinná žádost měla Váš vlastnoruční podpis, nebo
2. Vaše elektronická žádost byla odeslána z Vaší datové schránky, nebo obsahovala Váš elektronický podpis,
3. jste svou totožnost prokázali osobně u nás.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.

Stížnosti proti Komorou prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Přeshraniční předání osobních údajů

Výjimečně může také dojít také k přeshraničnímu předání Vašich Komorou zpracovávaných osobních údajů. Komora takto činí výlučně v souladu s článkem 44 a násl. Nařízení. K přeshraničnímu předávání může dojít ve dvou režimech:

1. Předávání v rámci členských států Evropské Unie (a Evropského hospodářského prostoru) – díky prohloubené mezinárodní spolupráci mezi členskými státy v této oblasti se při předávání osobních údajů v rámci těchto států nevyžaduje žádných zvláštních postupů a režim předávání je tak obdobný, jako při předávání v rámci České republiky. Je však nezbytné, aby i k takovému předání měla Komora jeden z výše uváděných právních titulů.
2. Předávání do zemí, jež nejsou členy Evropské Unie či Evropského hospodářského prostoru, nebo mezinárodním organizacím – při takovém předávání již Komora kromě právního titulu musí dodržovat i další postupy stanovené Nařízením. Komora tak musí činit zejména z důvodu nutnosti zajistit určitou úroveň bezpečnosti zpracování Vašich údajů, kdy v tomto případě není garantována jednotná úroveň bezpečnosti tak, jak je tomu v případě členských států. V těchto případech pak existuje více variant možného postupu:
   1. Postup dle čl. 45 Nařízení – Předání založené na odpovídající ochraně – Evropská komise může v rámci své činnosti vydat rozhodnutí o tom, že konkrétní země či mezinárodní organizace zajišťuje odpovídající úroveň bezpečnosti při zpracování Vašich osobních údajů. V takovém případě se při předání nevyžadují žádné speciální administrativní postupy. Takový status byl Evropskou komisí přiznán Faerským ostrovům, Ostrovu Man, Guermsey, Jersey, Argentině, Švýcarsku, Uruguayi, Andoře a Novému Zélandu. Kompletní aktuální takových subjektů lze nalézt na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů či přímo Evropské komise.
   2. Postup dle čl. 46 Nařízení – Předání založené na vhodných zárukách – v případě, že není možné využít postupu a. nebo b.I., je nutné zajistit úroveň bezpečnosti zpracování osobních údajů poskytnutím vhodných záruk zajišťující vhodnou ochranu dotčených subjektů. Záruky jsou poskytovány zejména na základě smluvních ujednání, kdy je určitá úroveň bezpečnosti předávajícímu subjektu garantována na základě konkrétní smluvní doložky. Předepsané textace standardizovaných smluvních doložek jsou k dispozici na webu Úřadu pro ochranu osobních údajů.
   3. Postup dle čl. 47 Nařízení – Závazná podniková pravidla – Bezpečnost při předání a zpracování osobních údajů může být dále zajištěna také pomocí příslušným dozorovým orgánem přijatých závazných pravidel platících pro správce osobních údajů, kteří vykonávají společnou hospodářskou činnost.
   4. Postup dle čl. 49 Nařízení – Ostatní případy – V případě, že nelze aplikovat ani jeden z výše uvedených postupů, je možné k předání Vašich osobních údajů přistoupit pouze v případě splnění jedné z uvedených podmínek:
      1. Budete řádně informováni o možných rizicích, která Vám v důsledku absence rozhodnutí o odpovídající ochraně a vhodných záruk vyplývají, kdy následně k navrhovanému předání poskytnete svůj výslovný souhlas;
      2. Předání je nezbytné pro splnění smlouvy mezi subjektem údajů a správcem nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů;
      3. předání je nezbytné pro uzavření nebo splnění smlouvy, která byla uzavřena v zájmu subjektu údajů mezi správcem a jinou fyzickou nebo právnickou osobou;
      4. předání je nezbytné z důležitých důvodů veřejného zájmu;
      5. předání je nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
      6. předání je nezbytné k ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiných osob v případě, že subjekt údajů není fyzicky nebo právně způsobilý udělit svůj souhlas;
      7. k předání dochází z rejstříku, který je na základě práva Unie nebo členského státu určen pro informování veřejnosti a je přístupný k nahlížení veřejnosti obecně nebo jakékoli osobě, která může prokázat oprávněný zájem, avšak pouze pokud jsou v daném případě splněny podmínky pro nahlížení stanovené právem Unie nebo členského státu.

Na základě článku 48 Nařízení je Komoře dále zakázáno předávat jakékoliv Vaše osobní údaje pouze na základě rozhodnutí soudního či správního orgánu státu, který není členským státem Evropské Unie. Komora tak může učinit pouze v případě, pokud taková rozhodnutí vycházejí z mezinárodní dohody, například úmluvy o vzájemné právní pomoci, která je v platnosti mezi žádající třetí zemí a Unií nebo členským státem. 

SW-3466-0001 - poučení GDPR web.pdf