Kancelář nebo ordinace jednatele ve firemním bytě či domě

Na základě dotazů vás čtenářů dnes otevřu téma kancelář či ordinace jednatele (právnický subjekt s. r. o., a. s. nebo spolek). V současné době se velmi často využívá virtuální sídlo právnického subjektu, a to z jakéhokoliv důvodu. Např. vlastník nedal souhlas, bytové družstvo nedalo souhlas, právnický subjekt nechce podléhat zdanění v daném kraji apod.

Společností s virtuálním sídlem je v současné době mnoho, což je pochopitelné, protože bez sídla nelze udělat notářský zápis s úspěšným vložením do obchodního rejstříku vedoucí k založení společnosti. Jenom upozorňuji z praxe, že server justice.cz je propojen s živnostenským rejstříkem a v případě, že některý právnický subjekt zvolí virtuální sídlo, na kterém se sdružuje více podnikatelských subjektů, živnostenský úřad spustí místní šetření, a to jak telefonicky, tak fakticky. Z praxe znáte, že jakmile jste zapsáni na justici.cz je vaší povinností označit sídlo. Bohužel toto oznámení živnostenským úřadům nestačí a velmi často zahájí s daným subjektem místní šetření, aby ověřili, zda je ekonomická činnost subjektu provozována z uvedeného sídla. Pokud se zjistí, že vaše veterinární ordinace má sídlo např. v Praze a vy provozujete činnost ve svém domě např. v Brně, živnostenský úřad požádá o součinnost finanční úřad a následně je místní příslušnost přesunuta do Brna.

A nyní se vrátím k našemu tématu – jak s daňově uznatelnými náklady v případě jednatele společnosti.

Příklad

Pokud má společnost virtuální sídlo a zároveň si pronajímá bytový prostor, kde z části bydlí jednatel – jedná se tedy o z části firemní a soukromé využití – poměrnou částku za soukromé využití vrací jednatel společnosti do pokladny, aby z toho jednatel neměl žádný osobní profit (benefit) a nemusel nic danit jako fyzická osoba.

Část z nájemného pro firemní využití, kterou jednatel používá jako kancelář a vybavil kancelářským nábytkem, počítačem, Wifi, a užívá tento prostor jako jediný ke schůzkám a práci. Tento drobný hmotný investiční majetek (DHIM) si společnost dává do nákladů a je daňově uznatelným nákladem.

Energie a jiné služby spojené s pronájmem firemním, bych velmi zvažovala, zde bych dala do daňově uznatelných nákladů. Je spoustu právnických subjektů, kdy jednatel je současně 100 % majitel a pracovní smlouvu má sepsanou sám se sebou. Nyní si vyhodnotíme, zda právnický subjekt může uznat tuto „kancelář“, tedy poměr nájemného + DHIM v bytě, do svých daňových nákladů.

Každý podnikatel má právo a možnost si uplatnit náklady, které souvisejí s jeho kanceláří či pracovnou, jež se nachází v domě nebo v bytě. Tyto náklady patří mezi daňově uznatelné.

Náklady, v tomto případě nájemné, mohou být daňově uznatelné, pokud je prokazatelné, že se jedná o náklad na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů dle § 24 odst. 1 zákona o daních z příjmů. To znamená, že je společnost schopná prokázat využití pronajatého bytu pro svoji podnikatelskou činnost (musí prokázat výstup, tedy příjem, který mu poskytuje pronájem). Pokud ale má jednatel kancelář doma, je potřeba postupovat s velkou opatrností, protože není tak úplně jasné, jak vysoké náklady si můžete uplatnit. Finanční úřad pak při kontrole většinou požaduje velmi podrobné důkazy, které prokážou, že prostory doma jsou k podnikání využívány právě z takové části, která je v účetnictví uvedena. V prvé řadě bych si zjistila cenovou mapu týkající se pronájmů, aby tyto byly v adekvátní výši v dané lokalitě v daném časovém období. A jak jsem uváděla výše, v případě dalších nákladů bych z hlediska opatrnosti volila variantu krácení nákladů v minimální výši 20 %.

Ještě bych si dovolila upozornit, že neplatí pravidlo můj dům = moje věc. Zde totiž můžeme narazit na další problémy v rámci bytového a nebytového prostoru. V praxi jde zejména o administrativní, ale v drtivé většině případů hlavně stavební anabázi. I když si majitel a provozovatel v jedné osobě zřídí provozovnu ve vlastním obývacím pokoji nebo v části svého domu, rozhodně nejde o soukromou záležitost. Tuto situaci řeší mnoho souvisejících zákonů, vyhlášek a nařízení, k nimž samozřejmě patří i stavební zákon. Ten situaci například definuje právě jako změnu v užívání stavby, kterou příslušný stavební úřad (odbor) musí projednat ve stavebním řízení, vydat příslušné povolení a po přestavbě prostoru provést kolaudaci změny stavby. To stejné je s poměrem tepla a energií.

V tomto případě tedy opatrnosti není nikdy nazbyt. Já osobně mám také sídlo firmy ve svém domě, ale situaci řeším provozovnami. Můžete mi sice argumentovat tím, že doma doděláváte resty, co jste v provozovně nestihli, ale jak píši, vždy je důkazní břemeno na straně poplatníka a v případě provozování veterinární ambulance to platí dvojnásob. Při provozu veterinární ambulance ve vlastním domě doporučuji vlastní elektroměr, vlastní měřič na vodu, cenovou mapu, kdy vlastník pronajme právnickému subjektu s tím, že jako fyzická osoba dodaní v § 9 bez účasti na sociálním a zdravotním pojištění, nebo rozdíl vrátí zpět do pokladny.